PDCAとは何かを理解して仕事のレベルを向上させる方法

ビジネス

PDCAというと新入社員研修で教えられることが多いのではないだろうかすでに多くのビジネスマンが知っている言葉であるしかし基本的な考えにもかかわらず日々の仕事の中で意識しているビジネスマンは少ないのではないだろうか

自然にPDCAを身に付けて実践しているビジネスマンもいるだろうが多くの修羅場を自力でくぐり抜けてきた方でなければなかなか難しいだろう的確な判断をできる方は今まで多くのPDCAを廻してきているため経験則を体得しているこれが自分自身の中で法則化されているからこそ難しい問題に対しても的確な答えを導きだすことができる

今一度PDCAを良く理解するべきではないだろうかPDCAを廻すことでより効率的に業務の遂行が可能になりなおかつビジネスマンとしての価値向上につながる能力を身に付けることができる

PDCAとは何か理解して得られるもの

PDCAを理解し的確に廻すことが可能になれば正しい経験知を重ねることができ実践力を高めることができるすなわちPDCAを的確に廻す能力を身につけることで改善・進化・学習をつづける事が可能となる

PDCA

1.PDCAとは何か

PDCAとはPlanDoCheckActionの頭文字をとった言葉である製造工程の不具合や品質改善のために取り組んでいたウォルター・シューハート博士の考え方をもとにエドワード・デミング博士が提唱した考え方である

もともとは製造業で何か問題が起きた時や品質改善を行いたいときに使用していたものであるものを作るために計画を練り(Plan)実際に製造する(Do)しかし実際につくってみると当初の計画では想定していなかった問題が発生していることを確認する(Check)改善するために製造工程に工夫を加える(Action)

簡単にいえば上記に記載したようなことを繰り返し実践していくことをPDCAという

では実際にPlanDoCheckActionについて確認していく

1.1.Plan

Planは計画や企画のことをいう

目標に対して適切な計画や企画を行うこのとき妥協した計画や企画ではなくよく考え練られたものをつくることが重要であるそのためには目標の潜在的な部分を理解している必要がある

目標には表面的目標と潜在的目標がある計画企画を練る場合は潜在的目標を的確にとらえていなければならない潜在的目標はWhat何をWhyなぜHowどのようを目標に対して多角的に当てはめていくそうすればおのずと潜在的目標がみえてくるはずだ

このように計画企画を練っていくいことがPlanである

1.2.Do

Doは実行することをいう

Planで計画企画した内容をしっかりと実行することである実行する際は計画企画に基づき大胆に実行することが重要であるいくら綿密に計画企画を練ってもやってみなければわからないことがほとんどである

失敗を恐れていては何も得られないものと同じである失敗を繰り返してよりレベルの高いものを作り上げていくことがPDCAとして重要だ

実行する際には細かい点にも気を配り精度を高めることを意識しよう結果的に全体のレベル向上につながるからだ

1.3.Check

Checkは検証確認することをいう

Doで実行した内容を振り返り検証確認をおこなう起こった事実のみを並べてなぜWhy起こったのかを明確にしていく予想もしない失敗がおきても慌てる必要はないなぜならばPDCAでは失敗は学習改善のもとであるからだ

Checkで重要なのは失敗を包み隠さず事実に対して検証確認をすること失敗を隠ぺいして見て見ぬふりをしていると一向にレベル向上は見込めないだろう

失敗ばかり繰り返してうまくいかない場合はPDCAを廻しているつもりで思いつきで実行している可能性があるあるいは失敗の責任転嫁している場合などである重要なのは事実と向き合い何が良かった点悪かった点はなんだったのかそれぞれに対してなぜ良かったのか?なぜ悪かったのか?を繰り返すおのずと次もこうしよう次はこうするべきだと見えてくるはずだ

1.4.Action

Actionは改善することをいう

PDCAではPlanとActionを混合しやすいがActionはCheckの検証確認した結果を踏まえて今後どのように改善していくべきか方法論を固めていくことをいうCheckで見えてきた次もこうしよう次はこうするべきだという点について実際はどのようにしていくか決めていく活動である

この活動が大きなレベル向上につながるレベルとは品質コスト納期に対しての向上が見込まれる

2.活用例:提案資料を作成する

新入社員Aさんは入社2年目の営業職であるある日先輩社員から○○に関するお客様への提案資料を作って欲しいと頼まれたこのような状況でPDCAを活用する身近な例を取り上げる

2.1.提案資料の構成を考えるPlan

Aさんは資料作成にとりかかる前にまずは依頼された仕事の目標を明確にした

先輩から依頼された内容は一言○○に関するお客様への提案資料を作って欲しいと言われただけだこの仕事の表面的目標は提案資料を作ることであるしかし先輩は提案を行うにあたりお客様に伝わりやすく納得してもらえるような提案資料を求めているのではないだろうかこれは潜在的目標であり依頼された仕事の真の目標である

この目標に対してAさんは提案資料をどのようなデザインにしたら良いか章立てはどう構成するのか記載する文章はどれぐらいの量でどのような内容を記載するべきか企画を練った

2.2.提案資料を作成するDo

Aさんは作成した企画より提案資料の作成を始めた

机上の空論だけではなく実際に手を動かして初めて見ないとわからないことも多いので失敗を恐れずまずは手を動かすことにしたわからないこともあったので先輩社員に確認も行いながら提案資料は完成した

何度か先輩社員に指摘された箇所もあったが納得してもらえるものが作成できた

2.3.作成した提案資料を評価確認するCheck

先輩社員よりお客様先で提案資料を見せた時の反応等をヒアリングして良かった点悪かった点をピックアップする良かった点としてはデザインがすっきりしていて見やすかったこと悪かった点は2点あり1点目が誤字脱字が所々見受けられたこと先輩社員も気が付かない箇所があったようだ

2点目は章立てがわかりにくかったこと提案資料をみてお客様が疑問に思ってしまう箇所があった自然な章立てにしたほうが良いと先輩社員からも指摘されたおのずと次からどうするべきかが見えてきた

2.4.提案資料を改善するAction

Aさんは先輩社員に指摘された点や自分で気が付いた良かった点悪かった点をもとにして新しく提案資料用のテンプレートを作成した作成にあたり先輩社員に相談したり本やインターネットで提案資料の書き方を学びよりレベルの高いものを作れるようにした

誤字脱字をしないように専用のチェックリストも設けて誤字脱字確認ツールなども必ずおこなうことにした章立てに関してはお客様や場合により何種類かのパターンを用意しどのような章立てにするべきか悩まなくてよくなった

まとめ

普段PDCAを意識せずに仕事をするよりもPDCAを常に意識したほうが仕事のレベルが向上することをおわかりいただけただろうか私も今回PDCAについて改めて見直し実践できている部分できていない部分があることがわかったPlanDoCheckActionという仕事のサイクルを定着化することができればどんな仕事でもより高い成果を出すことができるのではないだろうか

阿部 憲太朗
by阿部 憲太朗

1986年3月5日生まれ。IT系ベンチャーでシステム開発や提案営業後、NextConnect inc.設立。コネも何もない状態から銀行システム開発やWeb開発など案件に携わる。2016年からはWebブランディングに力を注ぎ、Webプロデュースとクリエイティブディレクション、デザイン、システム開発をやっています。

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